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Organisation du projet

Le choix des membres de l’équipe appartenant au projet en fonction des compétences et des disponibilités de chacun, des qualités créatives, des connaissances juridiques…

Détermination des responsables de chaque partie du projet et constitution des sous-équipes.
Détermination des pouvoirs de décision de chacun (ex : pouvoir de décider de telle ou telle dépense ; choix d’un imprimeur ; choix d’un devis…).

Puis viens le reporting : à quelle fréquence le donneur d’ordre sera informé du déroulement du projet.
Réalisation d’un tableau de bord, d’un agenda « infos »…

Planning ou retro planning
Utilisation de Gantt project
Lister l’ensemble des tâches à effectuer :
Ex : demander des devis pour réserver une salle, réservation de la salle ; réalisation des affiches, imprimeur (délais d’impression) ; contacter les traiteurs ; informer la cible (mise à jour de la BDD…)…
Définir les durées et les échéances pour les différentes tâches en tenant compte de l’échéance finale définie par le donneur d’ordre en accord avec le chef de projet.
Définir une date butoir (date au plus tard pour chaque tâche…

Information des membres de l’équipe
Des réunions peuvent être envisagées mais si l’équipe est éclatée, cela devient coûteux. On peut utiliser alors des logiciels outils collaboratifs pour réaliser l’information en temps réel : Groupwares (Lotus Note, Microsoft Exchange, Google groupe…) voire des réseaux sociaux (Faceboock…).

Relations à l’interne et à l’externe
Les partenaires (mission, devis (part du budget), délai…) ; la nature des relations internes externes ; les objets de la relation (motifs).

Le suivi du projet

Contrôle de l’avancement du projet en tenant compte des compétences des membres de l’équipe.
Réajustement compte tenu des contraintes de prix, de délais.
Information de membres de l’équipe des modifications apportées.
Respect des délais (rétro planning). Vérification des délais et des coûts.
Vérification de la qualité des actions composant le projet.
Respect des travaux et délais réalisés par les intermédiaires (traiteurs, imprimeurs,…).
Validité des propositions en fonction des contraintes juridiques.

L’évaluation du projet

Bilans intermédiaires effectués durant toute la réalisation du projet (reporting). Réajustements à chaque bilan.
Identification des retards par rapport aux dates butoir des différentes tâches. Respect des dates au plus tôt.
En cas de retard, identifier les raisons, les « responsables » ; rétroaction.
Dépaysements de budget : identification des causes, comment remédier (ex économie sur une autre tâche, un moyen)…

Evaluation finale : bilan global des données qualitatives et quantitatives ; étude des retombées.
Listez tous les documents que vous allez présenter à l’oral : les brouillons, les étapes intermédiaires, les pages Web, les e-mails, les devis, le document de communication final…
Tous ces documents sont la preuve de votre travail.

Contraintes/Difficultés rencontrées par l’étudiant

Les acquis liés au projet

Analyse critique/prise de recul

En terme de retombées du projet mais aussi des compétences confortées par l’étudiant lors de la réalisation de ce projet.

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