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Dans son ensemble, le cahier des charges doit présenter l’entreprise, son mode de communication sur Internet (site vitrine, événementiel, e-commerce, etc.), ses souhaits en termes de contenus et de fonctionnalités sur le site, ainsi qu’un planning de réalisation (par exemple lié au lancement d’une gamme, d’un produit, d’une campagne publicitaire, etc.).

Les éléments préalables qu’il faut bien avoir en tête avant de se lancer

Le premier est le budget, il est en effet lié à la complexité du site voulu et peut être exprimé avec une fourchette de prix. Les délais à prévoir et les délais de livraison intermédiaires pour surveiller l’avancement du site.
Les livrables : tout ce que le prestataire est appelé à remettre au client pendant et après la conception du site (engagement sur les délais, arborescence détaillée, fichiers informatiques source, codes FTP, déclarations officielles type CNIL, etc.).
La propriété intellectuelle : elle conditionne la relation future entre le client et le prestataire. Si elle appartient au prestataire, le client profite seulement d’une licence d’utilisation (inconvénient : le client perd tout s’il change de prestataire en route).

Les éléments essentiels à ne pas perdre de vue

Bien identifier l’objectif du site : informer le public ou les partenaires commerciaux, faire connaître l’entreprise, vendre ses produits en ligne, etc.
Les contenus à choisir et sélectionner, les documents fournis par le client (photos, images, données, etc.). Préciser également le nombre de pages estimé pour le site.
L’arborescence : l’architecture du site voulu par le client, présentée sous forme schématique en citant les rubriques et menus principaux, ainsi que les liens qui les relient.
La charte graphique/éditoriale : tonalité éditoriale et graphique du site
Le nom de domaine : le type de nom de domaine voulu (.fr, .com, .net, etc.) à faire acheter par le prestataire ou à transférer si le client le possède déjà.

Les éléments techniques

Les langages utilisés : le client mentionne ses souhaits particuliers en la matière et/ou exige l’emploi de langages standards, afin d’éviter d’éventuels coûts ultérieurs de migration techniques. Un bon technicien doit néanmoins savoir l’orienter vers le choix le plus judicieux en fonction des contraintes.
La gestion du contenu : elle concerne la mise à jour du site quand il est opérationnel (accès, FTP, module d’administration en ligne, etc.). Par souci d’économies, l’entreprise devra pouvoir réaliser ses mises à jour. Autrement elle devra employer un webmaster.
L’hébergement : il peut être externalisé ou assuré par le prestataire. Dans ce cas le client exigera le détail de l’infrastructure d’hébergement.

Après réception du cahier des charges, le prestataire doit fournir un cahier des spécifications. C’est un document confirmant ou déclinant la faisabilité du projet. Il doit intervenir avant l’offre commerciale.
La qualité du cahier des charges influence directement la réponse du prestataire. Un cahier peu détaillé ne favorise pas une offre complète. A l’inverse, un cahier trop précis risque de limiter la force de conseil du prestataire.
Il n’est pas nécessaire d’être un expert pour rédiger un cahier des charges, on peut parfaitement utiliser ses propres mots. Ce qui compte pour le client, c’est de savoir ce qu’il veut.
Dans la forme, le cahier des charges d’une entreprise doit compter au moins une quinzaine de pages et ne pas excéder 20 ou 25 pages.

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