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Le bon de commande

Les documents commerciaux ont valeur juridique et comportent des mentions obligatoires qu’il est impératif de respecter.
Définition du bon de commande : support papier que le destinataire complète avec son adresse, les désignation et références des articles désirés et qu’il renvoie ou faxe à l’entreprise vendeuse.

Le bon de commande sert de guide : il récapitule l’offre, les possibilités de règlement, les différents moyens de passer une commande (téléphone, minitel…).
Définition juridique : document adressé par l’acheteur à un fournisseur pour matérialiser une commande. Il constitue un engagement juridique et financier pour l’établissement ou la collectivité.

Souvent ces documents sont les seuls validant la relation client-fournisseur. Le bon de commande n’est pas obligatoire mais il est prudent de l’établir ainsi le client, de ce fait, s’engage. Le bon de commande doit mentionner la nature et la quantité des biens ou des services vendus, le prix, avec d’éventuelles remises. Le montant HT, le taux de TVA et le montant TTC et la date de livraison, éventuellement en plusieurs fois. Le client appose la mention « bon pour accord », cela suffit pour un engagement réciproque. En cas de litige il pourra être utilisé pour montrer la bonne foi de l’un ou de l’autre.

La facture

Définition : la facture est un écrit obligatoire établie entre le vendeur et l’acheteur, c’est une pièce justificative dressée par le commerçant vendeur pour illustrer les conditions auxquelles il a vendu les services au client.

La facture doit contenir :
Identité et informations sur les parties vendeur et acheteur
Informations sur les biens ou services vendus, leurs prix TTC et leurs quantités
Date de l’opération
Information sur les moyens qui ont permis le règlement de la facture (chèque, espèces, etc…)
Montants des réductions
Montant de la taxe sur la valeur ajoutée
Les autres frais accessoires.
Pour les entreprises :
La facture est le seul document vraiment obligatoire pour toute transaction entre professionnels. Le défaut de facturation est pénalisé d’une amende de 75 000 euros. La facture doit donc comporter le nom, l’adresse, le numéro SIREN du vendeur et son numéro intracommunautaire d’identification à la TVA, en cas d’opération dans un autre pays européen,. Dans le cas d’une société doivent figurer également la forme juridique et le capital. De plus est inscrit également le nom du client, son numéro intracommunautaire, la date de la facture, un numéro de facture avec un système continu non modifiable. On ne peut pas reprendre une numérotation nouvelle en début d’année.
Cette facture doit indiquer la désignation précise des prestations vendues, la quantité, ces détails doivent être exprimés avec une référence claire aux unités en usage dans la profession. Ensuite sont obligatoirement indiqués le prix unitaire hors taxes et le taux de TVA de chaque produit ou service, puis le montant de TVA appliqué. Le total doit être noté hors taxe puis toutes taxes. S’il y a une réduction elle doit aussi être précisée, ainsi que la date de paiement et les pénalités encourues en cas de paiement après la date. Parfois les conditions d’escompte sont indiquées en cas de paiement anticipé.

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