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Tout d’abord en premier lieu, commençons par voir qu’est-ce que c’est et à quoi cela sert-il ?
Un cahier des charges vise à définir exhaustivement les « spécifications de base » d’un produit ou d’un service à réaliser.

Le cahier des charges prend des formes variables selon le type d’activité (production ou service récurrent, projet ponctuel…), mais aussi selon le domaine d’activité principal concerné et selon la culture d’entreprise.
Sa rédaction n’est pas une chose facile, surtout pour les PME, dont les ressources, humaines et matérielles, sont limitées et que les personnes concernées n’ont pas l’habitude.
L’entreprise peut externaliser la rédaction du cahier si elle s’adresse à un rédacteur spécialisé. Avantage principal que l’on peut en tirer : bénéficier de l’aide et des conseils d’un spécialiste indépendant des prestataires.

Quelle place tient un cahier des charges dans le projet ?

La réussite d’un projet passera impérativement par la définition écrite, détaillée, précise, exhaustive et évaluable :
– des objectifs SMART à atteindre y compris le livrable principal ;
– des ressources requises ;
– de la planification de la mise en œuvre ;
– des outils d’évaluation ;
– des modalités éventuelles d’exécution (notamment coûts estimés à priori, délai, jalons…) sans toutefois imposer des solutions ;
– des critères d’évaluation du livrable et des autres objectifs ;
. des contraintes principales ;
. des méthodes de contrôle.

La réalisation d’un projet

Le cahier des charges n’est qu’une étape dans le processus suivant :
– la nomination d’un responsable du projet ;
– l’exploration des possibilités techniques et de l’état de l’art en la matière ;
– l’obtention d’un consensus sur le projet au sein de l’entreprise ;
– la rédaction du cahier de charges et de la méthodologie d’évaluation des offres ;
– l’émission du cahier des charges et la présentation formelle de celui-ci aux soumissionnaires potentiels ;
– l’analyse des offres ;
– la négociation et signature du contrat de mise en œuvre ;
– la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation des résultats du projet.

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